Aufgaben

Aufgaben im Rahmen der ehrenamtlichen Mitarbeit

Um eine Vorstellung zu geben, welche Aufgaben von unseren ehrenamtlichen aktiven Mitgliedern bewältigt werden müssen, um 11 Konzerte im Jahr zu veranstalten und den Jazzclub erfolgreich zu führen, geben wir hier einen Überblick (noch unvollständig).

Vorbereitung eines Konzerts

  • Team-Einsatzplanung
  • Einkauf von Lebensmitteln und Getränken zur Veranstaltung
  • Einlagerung der Getränke in angemieteter Garage in Köngen 
  • Transport von Getränken, Teilen der Musik-/Verstärkeranlage, und anderen Utensilien aus der Garage zum Schloss
  • Reinigung und Aufstellung der Tische und Stühle im Schloss
  • Aufbau der Musik-/Verstärkeranlage
  • Flügel auf die Bühne hochheben
  • Einräumen der Kühlschränke und Vorbereitung der Theke

Am Konzerttag

  • Verschiedene Snacks vorbereiten
  • Thekendienst während Konzert
  • Abräumen, abwischen und zusammenklappen aller Tische
  • Stühle in 10er-Stapel zusammenstellen
  • Gläser spülen in Getränkekisten verstauen
  • Rücktransport zur Einlagerung
  • Musik-/Verstärkeranlage abbauen
  • Flügel von der Bühne heben
  • Reservierte Karten an der Abendkasse ausgeben
  • Einlasskontrolle
  • Band betreuen
  • Fotografieren / Video aufnehmen

Nach dem Konzert

  • Konzertabrechnung für Buchhaltung und Statistik erstellen
  • GEMA-Abwicklung: Konzerte anmelden, Kartenverkauf nachmelden, gespielte Musikfolgen melden
  • Konzertbericht schreiben
  • Fotos vom Konzert zur Veröffentlichung bereitstellen und für Website bearbeiten

Öffentlichkeitsarbeit

  • Konzertberichte veröffentlichen über
    • Presse
    • Website
    • Facebook
    • Newsletter
  • Halbjahresprogramm veröffentlichen über
    • Presse
    • Website
    • Facebook
    • Online-Veranstaltungskalender
    • Newsletter
  • Konzertankündigungen veröffentlichen über
    • Presse
    • Website
    • Facebook
    • Newsletter
  • Social-Media
    • Facebook-Seite betreuen
    • Newsletter schreiben und veröffentlichen, ca. 1 Newsletter pro Monat
  • Presse
    • Kontakt zu Medienvertretern
  • Website
    • Seiteninhalte aktualisieren
    • Konzerte veröffentlichen
    • Band-Informationen recherchieren und auf Konzertseite veröffentlichen, z.B. Videos
    • Konzertberichte und Bilder vom Konzert veröffentlichen
    • Website administrieren
  • Newsletter
    • Monatlich mindestens einen Newsletter erstellen und versenden

Programmplanung

  • Bandbewerbungen bearbeiten
  • Kontakt zu Bands aufbauen und halten
  • Bands für das Konzertprogramm auswählen
  • Verträge mit Bands abschließen und bis zum Konzert in Kontakt bleiben
  • Konzerte bei der GEMA anmelden

Programm-Flyer (Programmhalbjahr)

  • Programmtexte für Flyer schreiben
  • Flyer gestalten und für Druckerei vorbereiten
  • Anzeigengestaltung abstimmen / überprüfen und ggf. überarbeiten
  • Druck mit Druckerei planen, abstimmen und überwachen
  • Programm-Flyer verteilen

Kartenverkauf

  • Karten auf drei Verkaufsstellen verteilen und je Konzert abrechnen
  • Kartenreservierungen bearbeiten (laufend)
    • Reservierungen entgegennehmen und in Reservierungsliste eintragen
    • Jede Kartenreservierung per E-Mail bestätigen
  • Resevierungsliste für Abendkasse vorbereiten
  • Kartenverkäufe abrechnen

Mitglieder

  • Eintritte und Austritte abwickeln
  • Mitgliederdaten pflegen
  • Mindestens zwei Infobriefe pro Jahr an alle Mitglieder versenden (Programm-Flyer)
  • Einladung zur Mitgliederversammlung versenden
  • Mitgliederversammlung planen, vorbereiten durchführen
  • Einzug der Mitgliedsbeiträge

Sponsoring

  • Werbeanzeigen für Programm-Flyer akquirieren
  • Anzeigen im Programm-Flyer je Halbjahr abrechnen 
  • Sponsoren betreuen

Verwaltungsgeschäfte

  • Alle amtlichen Vorgänge bearbeiten
  • Buchhaltung für Steuerberater vorbereiten
  • Bankgeschäfte abwickeln
  • Rechnungen prüfen, bezahlen und für Buchhaltung vorbereiten
  • u.v.a.m.

Vereinsführung

  • Ausschuss- und Vorstands-Sitzungen
  • Team-Abstimmungen
  • Abstimmungen mit der Gemeinde
  • u.v.a.m.

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